Pourquoi sectoriser
Sans secteurs, une équipe terrain finit toujours par se marcher dessus. Deux commerciaux sonnent chez le même restaurateur la même semaine, chacun avec son offre ; le gérant en tire une seule conclusion, et elle n’est pas flatteuse. Pendant ce temps, des quartiers entiers ne voient personne, parce qu’ils sont loin, moins agréables ou simplement oubliés.
Un bon découpage règle les deux problèmes à la fois. Chaque établissement a un responsable, et chaque commercial sait exactement quel territoire il doit couvrir. C’est aussi la condition d’un suivi honnête : on ne peut comparer les résultats que si chacun travaille un terrain comparable.
Découper par communes
Le code postal semble l’unité naturelle, mais il trompe : un même code couvre parfois plusieurs communes, et une grande ville en compte plusieurs. La commune, elle, est stable, connue de tous et présente dans chaque registre. C’est la bonne brique pour construire des secteurs.
Pour les très grandes villes, descendez d’un cran, à l’arrondissement ou au quartier. Ailleurs, regroupez des communes voisines, reliées par les mêmes axes, pour qu’un commercial puisse enchaîner ses visites sans traverser le département.
- Suivez les trajets, pas les limites administratives. Deux communes séparées par un fleuve sans pont n’ont rien à faire dans le même secteur.
- Partez du domicile ou de l’agence. Un secteur commence là où le commercial démarre sa journée.
- Une commune, un secteur. Une commune partagée entre deux personnes recrée exactement le problème qu’on voulait régler.
Équilibrer la charge
Deux secteurs de même surface n’ont pas la même valeur. Ce qui compte, c’est le nombre d’établissements de votre cible, et surtout le nombre de bons prospects : créations récentes, reprises, établissements bien classés.
Comptez, pour chaque secteur envisagé, le nombre d’établissements ciblés et le temps de trajet moyen entre eux. Un secteur rural étendu avec peu de prospects peut demander autant de journées qu’un centre-ville dense. Visez des secteurs qui demandent à peu près le même nombre de jours pour être couverts, pas la même superficie.
Tenez compte aussi des personnes. Un commercial qui débute gagne à avoir un secteur plus resserré, un commercial expérimenté peut tenir un territoire plus large ou plus difficile.
Le pot commun
Aucun découpage ne couvre tout. Il reste des communes isolées, des zones en attente d’un recrutement, des établissements apparus hors des secteurs. Plutôt que de les attribuer de force, gardez-les dans un pot commun, visible de toute l’équipe.
La règle du pot commun est simple : un établissement y appartient à celui qui le prend, et il le prend explicitement. Il devient alors le sien pour une durée définie, le temps de le travailler, puis revient au pot s’il n’a rien donné.
Zéro doublon
Même avec des secteurs nets, les doublons reviennent par les côtés : un établissement à la frontière de deux secteurs, une chaîne avec plusieurs adresses, un prospect rencontré sur un salon par un autre commercial. Trois règles les préviennent :
- Un établissement, un responsable, visible de tous. Avant de prendre un compte, chacun doit pouvoir voir s’il est déjà suivi, et par qui.
- On confie, on ne reprend pas. Un commercial peut confier un compte à un collègue mieux placé ; reprendre celui d’un collègue est une décision du manager.
- Une échéance. Un compte réservé sans activité pendant des semaines doit se libérer de lui-même, sinon il bloque l’équipe pour rien.
Revoir le découpage
Un découpage n’est pas éternel. Un départ, une arrivée, une nouvelle cible, une zone qui se développe : revoyez les secteurs quand l’équipe change, et au moins une fois par an. Regardez où se concentrent les signatures, où les prospects s’épuisent, où les tournées sont trop longues.
Changez progressivement. Déplacer quelques communes d’un secteur à l’autre se fait sans douleur ; tout redécouper d’un coup fait perdre à chacun ses repères et une partie de son historique.
Ce que fait Kali
Dans Kali, le manager découpe les secteurs par communes, chacune dans un seul secteur, et nomme leur titulaire. Les fiches se rangent d’elles-mêmes dans le bon secteur ; celles qui n’appartiennent à aucun restent dans le pot commun, ouvert à toute l’équipe. Chaque commercial ne voit que son périmètre, et les données de chaque secteur sont chiffrées sous leur propre clé.
Sur une fiche, chacun voit qui suit le compte et jusqu’à quand. On se l’affecte en un clic, on le confie à un collègue qui a accès au secteur, et la réaffectation d’un compte déjà suivi reste réservée à l’encadrement. Une affectation sans suite se libère d’elle-même à l’échéance.
La démo contient des secteurs fictifs : ouvrez Paramètres, puis Secteurs.