Ce guide résume des règles publiées par la CNIL et le législateur. Il ne remplace pas l’avis d’un juriste sur votre situation.
Le principe : l’intérêt légitime
Prospecter des professionnels ne demande pas, en règle générale, leur consentement préalable. La CNIL admet que la prospection entre professionnels repose sur l’intérêt légitime de l’entreprise qui prospecte, l’une des bases légales prévues par l’article 6 du RGPD.
Intérêt légitime ne veut pas dire carte blanche. Il suppose trois choses : que la démarche soit en rapport avec l’activité de la personne sollicitée, qu’elle en soit informée, et qu’elle puisse s’y opposer simplement, à tout moment. Ce sont ces trois conditions que le terrain doit tenir au quotidien.
L’entrepreneur individuel est une personne
Le RGPD protège les personnes physiques, pas les sociétés. La fiche d’une SAS, avec sa raison sociale et son adresse de siège, ne contient en principe pas de donnée personnelle. Celle d’un entrepreneur individuel, si : sa dénomination est généralement son nom et son prénom, et son adresse est parfois celle de son domicile.
En pratique, une large part des établissements que visite un commercial terrain (artisans, commerçants, restaurateurs en nom propre) sont des entrepreneurs individuels. Leur fiche relève du RGPD dans son ensemble : information, droits, durée de conservation. C’est aussi le cas des noms et numéros de gérants que vous notez sur place, quelle que soit la forme de l’entreprise.
Public ne veut pas dire libre
Le répertoire Sirene est publié par l’Insee sous licence ouverte : on peut le réutiliser, y compris commercialement. Mais une donnée personnelle rendue publique reste une donnée personnelle. Sa réutilisation doit respecter le RGPD, à commencer par la finalité et la durée.
Un point est souvent oublié : une personne peut demander à l’Insee que ses données ne soient que partiellement diffusées. Un réutilisateur sérieux respecte ce statut et ne réaffiche pas ce que la personne a demandé de masquer.
Le téléphone après août 2026
La loi n° 2025-594 du 30 juin 2025 a réécrit l’article L. 223-1 du Code de la consommation. Depuis le 11 août 2026, il est interdit de démarcher par téléphone un consommateur qui n’y a pas consenti au préalable, sauf dans le cadre d’un contrat en cours et pour son objet. Un décret du 23 juillet 2026 précise les conditions de ce consentement.
Cette réforme vise les consommateurs. Elle ne change pas la règle entre professionnels : l’appel à un professionnel, pour une offre en rapport avec son activité, reste fondé sur l’intérêt légitime. La personne doit avoir été informée que son numéro pouvait servir à la prospection, et pouvoir s’y opposer facilement ; si elle le fait, on ne la rappelle plus.
La frontière mérite attention sur le terrain : un artisan joint sur son numéro personnel, pour une offre qui n’a rien à voir avec son métier, n’est plus tout à fait un professionnel sollicité comme tel.
Le courriel
Entre professionnels, la CNIL admet aussi la prospection par courriel sans consentement préalable, à condition que le message soit en rapport avec la profession de la personne. Proposer un logiciel de caisse à un restaurateur, oui ; lui proposer une assurance habitation à son adresse professionnelle, non.
La personne doit avoir été informée de l’usage de son adresse et pouvoir s’y opposer à tout moment, simplement : chaque message porte un lien ou une adresse de désinscription qui fonctionne. Les adresses génériques d’entreprise, du type contact@ ou commande@, ne sont pas soumises à ces règles, car elles ne désignent pas une personne.
La visite et le compte rendu
Passer la porte d’un commerce ouvert au public ne relève d’aucun régime particulier. Ce qui relève du RGPD, c’est ce que vous notez ensuite. Le compte rendu de visite est une donnée personnelle dès qu’il concerne une personne identifiable.
- Notez ce qui sert la relation commerciale : besoin exprimé, interlocuteur, échéance de contrat, date de relance.
- Ne notez pas ce qui n’a rien à y faire : santé, vie de famille, opinions, appréciations personnelles. Une phrase écrite sur le vif peut être lue un jour par la personne qu’elle décrit, puisqu’elle a un droit d’accès.
- Évitez de copier des fichiers sur des outils personnels. Ce que l’entreprise ne voit pas, elle ne peut ni le protéger ni l’effacer.
Combien de temps garder
Pour un prospect qui ne devient pas client, la CNIL recommande de ne pas conserver ses données au-delà de trois ans après le dernier contact venant de lui : une réponse, une demande, un rendez-vous accepté. Passé ce délai sans nouvelle, la fiche est effacée ou anonymisée. Pour un client, les données suivent la relation commerciale, puis les obligations comptables.
Une durée qui n’est appliquée par personne n’est qu’une intention. Le plus sûr est qu’un outil l’applique pour vous.
L’opposition
Quand quelqu’un dit « ne revenez plus », c’est une opposition au sens du RGPD. Elle n’a pas à être motivée, et elle vaut pour toute l’entreprise, pas seulement pour le commercial qui l’a reçue. Elle doit donc être notée là où tous les collègues la verront, avant que l’un d’eux ne repasse la semaine suivante.
Gardez la trace de l’opposition elle-même, sans le reste de la fiche : c’est ce qui évite de réimporter la personne au prochain fichier.
Ce que fait Kali
- Les entrepreneurs individuels sont comptés à part dans le registre des traitements que l’application génère pour vous.
- Les établissements en diffusion partielle à l’Insee ne sont pas affichés.
- Les coordonnées de gérants sont purgées automatiquement au-delà de la durée que vous choisissez ; export et effacement d’une fiche se font en un geste, à la demande d’une personne.
- Le statut de la fiche, partagé avec les collègues du secteur, évite qu’un autre revienne chez quelqu’un qui a dit non.
- Le catalogue partagé ne contient ni téléphone, ni courriel, ni nom de dirigeant de société : ce que vos commerciaux ajoutent reste dans votre coffre, sous votre responsabilité.
Le détail, avec ce que Kali ne garantit pas : sécurité et données.